Suscripción a Informes: más de InteligEmp

El módulo de Inteligencia Empresarial de Zeus Web incluye múltiples nuevas funcionalidades. Ya miramos sus características generales en la Primera Entrega, y detalles sobre las tablas dinámicas en la Segunda Entrega.

Miremos ahora como podemos suscribirnos a los informes para que lleguen automáticamente a nuestro correo, veamos la Tercera Entrega sobre el InteligEmp de Zeus Front Web.

Tarifas Sugeridas - Yield Management

La definición más usada de Yield Management indica que es una técnica que se basa en analizar datos, realizar previsiones, con base en la información obtenida y analizada, con el fin de maximizar nuestro beneficio ofreciendo la habitación correcta, al cliente correcto, en el momento adecuado, a un precio correcto, para la fecha correcta.

Habitualmente se habla indistintamente de Revenue Management y Yield Management. Si nos ceñimos a la traducción literal Revenue Management hace referencia a la Gestión de Ingresos y Yield Management a la Gestión del Beneficio. Aunque existen diferencias reales entre ambas cosas al final los dos términos se han unificado y se habla indistintamente de una cosa u otra.

Los términos en inglés siguen siendo muy utilizados en las organizaciones hoteleras aunque se empieza a utilizar Gestión de Rendimiento, sin embargo también se habla de Gestión de Producción y Gestión de la Rentabilidad.

Zeus proporciona herramientas que nos permiten configurar el sistema según nuestras necesidades para lograr el objetivo de maximizar nuestro beneficio. Esta configuración se basa principalmente en los Planes donde realizamos las definiciones iniciales de lo que será el comportamiento del análisis que realizará el sistema y,  basado en el cual, como nos proporcionará información para la venta de nuestras habitaciones.

Variables para el Cálculo del las Tarifas

Para realizar recomendaciones respecto a que planes vender y que tarifas ofrecer al cliente, Zeus Hoteles usa un grupo de variables predefinidas:

• Días de Anticipación: número de días antelación con que el cliente realiza la reserva respecto a su fecha de llegada.
• Ocupación Proyectada: porcentaje de ocupación que se espera tener para los días en que el huésped estará en hospedado, según el comportamiento que ha tenido el hotel en años anteriores.
• Ocupación Lograda: porcentaje de ocupación que tenemos para los días solicitados por el cliente calculados basados en las habitaciones vendidas registradas en el sistema.
• Número de Noches: cantidad de noches que el huésped se hospedará.

Al usar estas variables podemos definir fórmulas para que el sistema calcule el valor a cobrar, todo a partir de una última variable llamada Valor Tarifa correspondiente al valor asignado a cada combinación para tipo y acomodación de habitaciones en los planes yield.

En el módulo Parámetros, menú: Parámetros/Planes/Configuración Yield Management encontramos las opciones necesarias para establecer las características de las diferentes variables. Entre otras cosas podemos establecer los límites permitidos para los valores que puede tomar, los valores porcentuales que tomarán de acuerdo a los rangos que pueda tomar la variable, la forma como serán aproximados los valores resultantes e incluso las formulas que se aplican.

Hasta aquí podemos resumir que debemos crear planes tipo Yield y definirles, con base en las variables, como calcular la tarifa a cobrar.

Definir la Formula para el Cálculo de la Tarifa Sugerida

Contamos con la posibilidad de crear cualquier estructura de cálculo que considere apropiada según nuestra necesidad, usando las diferentes variables. Cada variable se representa con letras que la identifican y con las que creamos la formulación.

La formula indica la forma como deseamos calcular la nueva tarifa para ello usamos operadores y nombres de las variables. En la formula solo se podremos digitar operadores (+, -, *, / y paréntesis) y números, mientras que las variables las debemos seleccionar de una lista.

La formula VT * DA * OP, indica que el sistema multiplicará el Valor de la Tarifa (VT), por el rango que corresponda según los Días de Anticipación (DA) de la reserva y de la Ocupación Proyectada (OP).

Ejemplo:

Supongamos que nos solicitan una habitación para un plan cuya tarifa básica para un tipo de habitación X es de $100.000; esta solicitud la realizan 65 días antes de llegar y para la fecha que piden la reserva existe una ocupación proyectada del 65%.

Supongamos ahora que por definición de los rangos se estableció que entre 60 y 80 días de anticipación se cobra el 90% de la tarifa, también que si la ocupación está entre el 80% y 89% se aumenta en un 20% (120).

La siguiente es la formula establecida para el plan: VT * DA * OP

Remplazamos: 100.000 * 0.9 * 1.2

Tarifa a cobrar: $ 108.000

Como Usamos las Tarifas Sugeridas

Finalmente toda esta configuración previa y su resultado se ve reflejada en las opción Tarifa Sugerida disponibles en los módulos Reserva y Recepción. Inicialmente el comportamiento en ambos módulos es similar, empezarán por solicitarnos información sobre lo que queremos reservar o registrar:

Una vez ingresadas nuestras condiciones de búsqueda le sistema nos mostrará todas las opciones que cumplen los criterios, desplegando cada plan y las tarifas calculadas según la formulación:

Podremos seleccionar cualquiera de las opciones en cualquiera de los planes e iniciar directamente desde esta ventana una reserva o un check-in según el módulo en el que estemos ubicados. Será del criterio de la persona que esté realizando la venta cual de las tarifas vender.

Los planes yield tienen algunas restricciones, por ejemplo no podemos cambiar la tarifa de una habitación con este plan. Tampoco podemos usar multi-tarifas en planes Yield.

Diferencias entre Zeus Front Windows y Zeus Front Web

La versión Web de los sistemas que conforman la suite Zeus Front siguen su desarrollo, pero que cambios hay entre las versiones, que vamos a encontrar cuando sea liberada la versión Web de estos sistemas, será igual, podrán los usuarios de las versiones actuales aprender la nueva versión rápidamente y sin mayores inconvenientes.

En esta nueva entrada tenemos las respuestas a estas dudas: Ver las Diferencias entre Zeus Front Windows y Zeus Front Web.

Tablas dinámicas en Zeus Front Web

En la primera entrega del módulo de inteligencia empresarial de Zeus Front Web vimos características generales. En su segunda entrega tenemos más detalles de las tablas dinámicas con las que contaremos en este módulo. Veamos que nos trae la Segunda Entrega del módulo de Inteligencia Empresarial de Zeus Front Web.

http://zeusfrontweb.blogspot.com/2012/11/mas-que-informes-inteligemp-segunda.html

Inteligencia Empresarial, la apuesta de Zeus Fron Web

Zeus Front Web introduce mucho mas que opciones para emitir informes, nos trae uno nuevo modulo con nuevas capacidades: múltiples opciones de formatos para exportar, otras formas de generar informes y consultas (tablas dinámicas, tableros de mando, etc).

Desde luego todo esas capacidades disponibles desde un navegador web.

Miremos la primera entrega sobre el módulo de inteligencia empresarial de Zeus: Como es el nuevo modulo de informes de Zeus Front Web

Excluir Impuestos

La configuración de los cargos definen la forma como estos se comportan al momento de registrarlos en los folios, entre esas configuraciones está la de los impuesto, la cual establece si se carga o no y en que porcentaje.

El sistema siempre respetará dicha configuración para todos los cargos que sean reportados desde la diferentes opciones del sistema, salvo algunas excepciones.

La primera de la excepciones son los cargos asociados al paquete del plan, estos tienen configuraciones propias dentro del paquete, las cuales tiene prioridad sobre las definidas en el maestro de cargos. Por ejemplo, si el cargo de alojamiento tienen establecido que carga impuesto, pero dentro del paquete del plan de una habitación se establece que no, el sistema al realizar los cargos automáticos del plan finalmente no cargará el impuesto.

De la misma forma se comportan los cargos automáticos fuera del plan, los cuales también son aplicados de forma obviamente automática de acuerdo a su configuración particular.

Ya entrando en materia, o mejor, haciendo referencia al titulo de esta entrada, encontramos la exclusión de impuesto, la cual es una herramienta que nos permite fácilmente establecer que los cargos realizados a una reserva, registro o folio no serán gravados con impuestos aun cuando así se lo establezca la configuración del cargo. Es importante anotar que dicha exclusión no tiene prioridad sobre lo definido en el plan, en otras palabra si deseamos que el sistema no aplique los cargos automáticos con impuestos debemos asignar un plan exento específicamente a la habitación o evento.

Podemos realizar la exclusión desde la reserva o el registro de huéspedes usando la opción de información adicional y, entre la opciones desplegadas, el botón Excluir Impuesto. Para definirlo específicamente en un folio, usamos la misma opción del menú Procesos de el módulo Recepción.


Corrigiendo Cargos Incorrectos

Si en algún momento realizamos procesos que generen cargos incorrectos de impuestos debemos estar atentos a todas estas condiciones. Es común encontrar casos en los que no tenemos en cuenta las características antes expuestas, la más común es suponer que con solo marcar una habitación como excluida de impuesto el sistema excluirá los cargos del plan. Que hacer entones si ya hicimos el cierre, el sistema cargó el alojamiento con un impuesto que no debió cargar?

La primera es una "mala" noticia, pues no podemos eliminarlo. Siendo un cargo realizado antes del cambio de fecha, solo podemos ajustarlo. Antes de ajustar recordemos que ya hemos excluido los impuestos por tanto cualquier cargo que hagamos manualmente no será gravado, que debemos hacer?

1. Quitar la exclusión.
2. Hacer el ajuste de alojamiento, que por supuesto se hará con impuesto al igual que el cargo automático.
3. Volvemos a excluir
4. Hacemos el cargo de alojamiento, que ahora si se registrará sin impuesto.

Espero que esta entrada ayude a aclarar y dar mejor manejo a la exclusión de impuestos tan de moda por estos días para los huéspedes extranjeros y otros casos similares que por ley podemos omitir este cobro.

Cambio de Tarifa Por Temporada

Antes de entrar en detalles sobre como funciona el proceso de cambio de tarifa por temporada recordemos algo sobre los planes.

Parámetros

Un plan está conformado por un grupo de características generales, unas restricciones, un paquete y una tarifa  asociada. La tarifa rige básicamente para el cobro del servicio de alojamiento y está definida para cada tipo y acomodación en un rango de fechas.

Sobre las tarifas podemos mencionar que cuando las creamos indicamos por cada tipo de habitación y acomodación, las fechas de inicio y finalización  y el valor a cobrar durante esta vigencia de tiempo. Necesariamente en algún momento tenderemos que especificar otro rango de fechas para cada tipo y acomodación y sus respectivos nuevos valores a cobrar.

Cambio de Tarifa por Temporada

Zeus Hoteles verifica cuales habitaciones registradas se tiene un cambio de tarifa por vencimiento de una temporada, las lista y nos da la posibilidad de definir el valor de la tarifa para cada habitación.

Eventualmente podemos encontrar, cuando venza la tarifa, que el sistema genera un registro en la ventana de  inconsistencias con la descripción "TARIFAS CON CAMBIO TEMPORADA", la cual es de tipo E lo que significa que no podremos hacer cierre hasta que no la procesemos.

Porque se genera?

Porque el sistema ha detectado que a partir de la fecha actual rige una nueva tarifa (según su fecha de inicio) y por tanto podría aplicar el nuevo valor a las habitaciones registradas.

Para procesar esta inconsistencia lo que debemos hacer es ingresar al módulo Auditoria, en la opción "Cambio de Tarifas por Temporadas" del menú Auditoria. Esta opción nos desplegará las habitaciones que presentan vencimiento de tarifa en una nueva ventana:

En esta ventana el sistema nos muestra tan pronto ingresamos las habitaciones en una cuadrícula, en la cual podemos resaltar dos columnas para analizar:

1. Tarifa $: muestra el valor de alojamiento que actualmente se le está cobrando a la habitación 
2. Nueva Tfa: muestra el valor que según la tarifa del plan, debería cobrarse a partir de la fecha

En este punto debemos decidir si el valor indicando en el campo "Nueva Tfa" es el que deseamos asignar como nueva tarifa para alojamiento, o si por el contrario es otro el valor. En caso de que sea otro valor es necesario que hagamos clic sobre la celda y digitemos el valor a cobrar.

Luego de definido los valores procedemos a marcar los registros que deseamos cambiar, lo cual podemos hacer usando la casilla de la columna Marca, o usando el botón "Seleccionar Todos" de la barra de herramientas, y presionamos el botón Guardar.

El sistema hará una cambio de tarifa a las habitaciones seleccionadas, lo que implica que a partir de la noche actual la aplicación de cargos generará el valor a cobrar por alojamiento según la tarifa que ingresamos o dejamos en la columna "Nueva Tfa".

Como siempre espero que esto les ayude a aclara conceptos.

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Maestros Zeus Front Web (Entrega 1)

Otro de los cambios notorios en el nuevo diseño de Zeus Hoteles y Zeus Clubes, es la original presentación de la ventana de maestros; la cual nos proporciona la manera más rápida y fácil de agilizar nuestro trabajo, por medio de opciones sencillas de utilizar.

Observemos estas nuevas características: http://zeusfrontweb.blogspot.com/2012/09/maestros-primera-entrega.html

Primera mirada a Zeus Front Web

Esta es la primera publicación sobre Zeus Front en su versión Web, visiten esta dirección y miren lo que está pasando con el nuevo proyecto de Zeus Tecnologia: toda la Suite Zeus Front Web Enabled!

http://zeusfrontweb.blogspot.com/2012/09/el-nuevo-diseno-de-zeus-hoteles.html

Canales para Reservas

La generación de reservas para de Zeus se realiza desde múltiples canales, desde luego son las opciones de reservas de Zeus Hoteles las más usadas. Sin embargo existen otros canales que algunos no conocemos y que es importante resaltar.

Primero hablemos de Zeus OnLine, este producto que pueden adquirir todos los clientes que usan Zeus le permite a los huéspedes del hotel hacer reservas en línea a través de su sitio Web. El proceso incluye la verificación de disponibilidad, la selección del plan, la habitación e incluso el pago en línea por un sistema totalmente seguro para realizar transacciones.

Usando Zeus Online los huéspedes también pueden hacer reservas desde su televisor y en la comodidad de si habitación, dejando organizada su próxima venida al hotel.

Existen Integraciones con Motores de Reservas, proveedores de servicios también conocidos como OBE (Online Booking Engine), IBE(Internet Booking Engine) y HBE (Hotel Booking Engine). Las interfaces construidas o en construcción con estos motores funcionan de forma muy similar a Zeus Online y son otra fuente de recepción de reservas.  En la actualidad el área de mercadeo de los hoteles se soporta ampliamente en estas herramientas.

La primera aplicación de reserva hoteleras en Facebook hecha en Colombia fue construida por  Zeus Tecnologia y BLOG.inc . Esta aplicación mejora la experiencia del usuario final y le brinda la posibilidad de reservar y hacer el pago en línea. Les recomiendo mirar visitar: http://www.elespectador.com/tecnologia/articulo-354753-crean-aplicacion-de-reservas-hoteleras-facebook

Licenciamiento Zeus - Automatización OLE

La instalación y reinstalación del sistema requiere llevar a cabo diferentes procesos y tareas, algunos llevados a cabo en el servidor y otros en las estaciones de trabajo.

Sin duda alguna el trabajo más importante y que requiere mayor detalle se da en el servidor y prácticamente todo gira alrededor del motor de base de datos (MS SQL Server), donde se aloja, entre otros componentes, la base de datos del sistema.

Otro de los componentes ubicados en el servidor es el encargado del control de las licencias que igualmente debe ser configurado apropiadamente, de otra forma no podremos ingresar a ningún módulo. En esta oportunidad quiero referirme a este tema y aclarar detalles sobre la configuración requerida en el servidor para que el licenciamiento funcione adecuadamente.

Luego de instalar el motor de base de datos y las librearías de licenciamiento debemos activar una característica de MS SQL Sever llamada "Automatización OLE". Esta característica básicamente le permite a SQL Server acceder las librearías de las licencias. Su activación varía de acuerdo a la versión del motor de base de datos; en la versión 2005 se conoce como configuración de superficie y lo encontramos en el menú inicio de Windows dentro del grupo de SQL Server.

En SQL 2008 se conoce como facetas y lo encontramos al hacer clic derecho sobre el servidor desde "SQL Server Management Studio"

Cualquiera que sea el caso el objetivo dejarlo activo. Si no cuenta con estas opciones pero si la posibilidad de ejecutar una sentencia SQL, puede realizar la activación usando un usuario administrador y ejecutando las siguientes sentencias:


sp_configure 'show advanced options', 1;
GO
RECONFIGURE;
GO
sp_configure 'Ole Automation Procedures', 1;
GO
RECONFIGURE;
GO


Realizando estos pasos dejamos activo el servidor para el acceso a las librerías. Debemos tener en cuenta que no es la única configuración que debemos realizar para activar el licenciamiento, también se requiere de la habilitación de los accesos a los procedimientos almacenados extendidos y la configuración de los servicios de componentes entre otros.

Disponibilidad Limitada por Oficina

El modelo de control de disponibilidad del sistema hotelero tiene varias variantes. Principalmente el control de disponibilidad se realiza por tipo de habitación, aunque también hay control de disponibilidad por el total de habitaciones del hotel, pero no es la única forma de controlar la disponibilidad.

Otras de las características poco usadas del sistema hotelero es el control de disponibilidad por oficina, en el cual podemos definir las habitaciones disponibles por cada tipo de habitación de forma particular. Este modelo nos permite restringir el número de habitaciones que una oficina puede vender sin importar el total de habitaciones disponibles.Esta restricción se realiza por tipo de habitación.

Pensemos en un escenario en el que podamos aplicar este modelo, de hecho les voy a hablar de un caso real en el que se aplica usando Zeus Hoteles. Un hotel vende sus habitaciones usando múltiples puntos en diferentes ubicaciones físicas, cada una de ellas correspondiente a una oficina. Algunas de esas oficinas son Call Centers, con grandes grupos de personas recibiendo constantemente llamadas para reservar habitaciones, otras oficinas son más pequeñas, son puntos de atención que atienden directamente a los clientes y desde luego esta el hotel quien realiza reservas directas.

El objetivo es poder atender diferentes segmentos de clientes y procurar ofrecer habitaciones de forma equilibrada, desde luego por el tamaño de un Call Center pueden abarcar rápidamente la disponibilidad. Para lograr este equilibrio podemos definir el número máximo de habitaciones que cada oficina podrá vender por cada tipo de habitación, para ello ingresamos al maestro de oficinas en el módulo Parámetros y activamos la restricción de disponibilidad, luego agregamos cada tipo de habitación y el número máximo de habitaciones, tengamos en cuenta que los tipos habitación que no agregamos no se podrá vender, si queremos que se pueda vender el total de habitaciones debemos agregar el un registro con dicho tipo y el total de habitaciones disponibles.

Este hotel asigno entonces a sus oficinas topes de habitaciones menores al total disponible, siempre asegurando que todas tendrían la posibilidad de vender. 

LISTA DE ESPERA. 

Otra opción que nos da el maestro de oficinas es la de establecer de forma particular como se comporta el control de la generación de lista de espera.

Empecemos por recordar que existe un parámetro general (Parámetros de HOTEL) del sistema, que indica si se pide o no una clave al sobre vender un tipo de habitación; es posible variar el parámetro para cada oficina si así se desea, los posibles valores son:

·         Según Parámetro General: respeta la configuración del parámetro general del sistema

·         Con Autorización: siempre pide autorización al sobre vender

·         Sin Autorización: nunca pide autorización al sobre vender

·         No Puede Generar: nunca le permite sobre vender

Esta opción nos permite darle libertad o restricción a las oficinas que deseemos, haciendo más fácil su administración.

Reservas No Show

Seguramente todos tenemos claro que una reserva No Show es básicamente aquella que nunca arribo al hotel. En muchos hoteles hacen uso de la garantía (depósito) dejado por el cliente y aplican penalidades que van desde un porcentaje hasta el valor total de la noche o de toda la estadía; esto varía por hotel y a su vez por temporadas y la negociación a la que se llego. 

Zeus Hoteles soporta estos manejos, pero es importante entender cuando el sistema considera que se presenta un No Show y como debemos tratarlo. 

Para que la reserva se identifique y se cuente como un No Show se debe realizar el cierre sin que se haya modificado. Si antes de cerrar el día cambiamos la fecha de la reserva o la cancelamos, el sistema no la tendrá en cuenta como un No Show y solo pasará a ser otra reserva más que fue cambiada o cancelada. 

Durante el proceso de cierre sucede, entre otras tareas, el cambio de fecha y, asociado con ella, la generación de las estadísticas de las reservas No Show. Este proceso consiste básicamente en verificar que reservas aún tienen habitaciones no registradas y cuya fecha de llegada es del día anterior (recordemos que se hizo el cambio de fecha). Gracias a este proceso es que en cualquier momento futuro podemos saber exactamente cuales fueron las reserva que no llegaron un día específico, lo que no pasara si cancelamos o modificamos la reserva antes de aplicar cargos (hacer el cierre).

Luego del cierre podemos hacer varias tareas, una de ellas puede ser mirar la lista de reservas No Show desde el menú Auditoría, o bien generar el informe de reservas No show desde Reservas.

Cobrar el No Show 

Para hacer efectiva la garantía el proceso correcto consiste en abrir un folio de eventos varios desde Recepción, hacer un cargo por el concepto que utilicemos para cobrar los No Show usando la opción de cargos a folio, y aplicar el depósito usando la opción de Aplicación de depósitos a folios del módulo Reservas. Lo que resta es facturar, hacer check-out al folio y modificar o cancelar la reserva. 

Definitivamente no es correcto que después del cierre se haga check-in a la reserva para luego cargar el alojamiento y hacer check-Out, simplemente porque estamos generando estadísticas incorrectas. Mucho menos hacer check- in antes de hacer el cierre y Check-Out después del mismo, esta practica es aún peor porque estamos dejando registro de que durmió una habitación ocupada que realmente no lo hizo, afectando indices, valores y porcentajes de ocupación. 

Si queremos que el valor cargado se vea reflejado como una venta de alojamiento, solo debemos estar seguros de usar un cargo definido con esta propiedad. Igualmente si queremos dejar el valor acumulado en el día anterior, solo debemos hacer el cargo al folio de eventos antes de hacer el cierre, recordando que no podemos cambiar ni cancelar la reserva. 

Espero que esto pueda aclarar como Zeus Hoteles maneja y controla las reservas No Show.

Opciones de control del cierre

El desarrollo de la nueva versión del sistema hotelero me tiene algo ocupado y aunque no es una excusa del todo valida, eso me ha robado tiempo para escribir en el blog. En todo caso aquí estamos de nuevo para continuar con la tarea.

Entrando en materia hoy quiero hablarles de la opciones que provee Zeus Hoteles para controlar el proceso de cierre diario. Nos referimos al él como la auditoria, o como la aplicación de cargos; en esta oportunidad lo refiero como el proceso de cierre, ya que finalmente realiza las tareas para dar por cerrado un día de trabajo, lo que incluye la aplicación de los últimos cargos, acumulación de estadísticas y el cambio de fecha, como bien lo describe la ventana que nos permite realizar el proceso

Son muchas las tareas que realiza esta opción, mucho los datos que ingresa al sistema, que calcula y que procesa. De hecho el buen funcionamiento de varias opciones del sistema dependen de un cierre adecuado, por ello es importante seguir las recomendaciones de esta ventana, en especial aquella que dice "asegúrese que todos los usuarios están fuera del sistema".


Hasta hace poco el proceso de cierre era irreversible, si un usuario por alguna razón hacia cierres de más era necesario que un ingeniero de Zeus hiciera el proceso de reversión, y aún peor, si habían hecho movimientos, la única opción posible era restaurar el último backup, ya se imaginaran el problema de aquellos que no consideran la importancia de las copias de seguridad.

En la actualidad las últimas versiones de Zeus incluyen la opción para revertir un cierre (tema del que espero hablarles pronto) aunque las restricciones son las mismas de antes, es decir, solo puedo revertirlo si no he realizado movimiento alguno después de cerrar, la ventaja es que ya no toca llamar a alguien de Zeus (aunque la verdad nos siguen llamando :-D).

Para disminuir las posibilidades de error del cierre y que un usuario no haga mas cierres de los necesarios, se implementaron una serie de controles adicionales. Hasta antes de estos el sistema solo controlaba que el cierre se realizará dentro de un horario específico, el cual se define por parámetros del sistema; si el usuario intentaba hace el cierre fuera del horario establecido, el sistema generaba un mensaje de error:

Desafortunadamente algunos usuarios no se detienen a leer el mensaje y verificar que día están cerrando. El problema es que si coinciden las horas o si el usuario decide cambiarle la hora al servidor (que aunque no lo crean se usa esta practica), finalmente podía hacer el cierre. Claro no podemos olvidar que ese horario depende de parámetros, luego podemos incluso cambiar los parámetros de las horas de cierre para hacerla más flexible y saltarse el control:

Utilizar alguna de estas estrategias para lograr hacer el cierre no está del todo mal, el problema es que en muchos casos ese cambio llevaba a los usuarios a realizar cierres adicionales de forma incorrecta.


Nuevo Control
El nuevo control incluido en el sistema define cuantas horas deben hacer transcurrido desde el último cierre para que se pueda realizar otro, de tal forma que si el usuario cerro el día e intenta cerrarlo nuevamente el sistema no lo permita hacer sin autorización. Para ello contamos con un nuevo parámetro en el que podemos definir este valor en horas:

Autorización
En todo caso la última versión también incluye la posibilidad de hacer un cierre incluso pasando por encima de los controles, es decir, podemos hacerlo fuera del horario y sin que haya transcurrido el tiempo mínimo, para ellos incluye un botón para autorizar. Es importante contar con esta posibilidad y evitar que el usuario tenga que cambiar los parámetros o la hora del servidor cuando realmente necesita hacer otro cierre.

 Al presionar el botón autorizar el sistema nos solicitará autorización, si la conocemos y la ingresamos correctamente el cierre continuará normalmente y podremos hacerlo a pesar de los controles.

Lo importante es que quien conozca la autorización tenga el criterio y el cuidado para hacerlo, de otra forma tendremos casos de cierres incorrectos.

Cierres en POS

Muchas personas no saben que POS Admin tiene una opción de cierre, y no lo saben porque solo aparece para las empresas que montan la versión exclusiva para restaurantes y negocios similares que no hacen parte de un hotel, pero que usan el punto de venta de Zeus. Para Zeus POS este tema aplica de la misma forma, es decir, los controles, los parámetros y las autorizaciones se manejan de la misma manera como se describió  anteriormente.

Bueno espero que esto ayude a entender un poco más el proceso de cierre y sobre todo a que aprendamos a hacerlo con cuidado, como dicen por ahí... hay que leer, hay que leer. Si leemos los mensajes que emite el sistema podemos percatarnos si estamos realizando el cierre correcto o si por el contrario la estamos embarrando.

Imprimir Inventario de una habitación

Una de las funcionalidades con que cuenta Zeus Hotel es la de poder controlar el inventario de una habitación.
Para esta tarea en el módulo "Mantenimiento" podemos ingresar a cada habitación los elementos que tiene.

Recordemos que en Zeus Mantenimiento existe el menú "Transacciones" opción "Movimientos" nos despliega una ventana en la cual podemos realizar varias tareas, todas relacionadas con los elementos de las habitaciones, los cuales previamente debieron ser creados en la opción "Parámetros/Elementos" de este módulo.

Cuando ingresamos a "Movimientos", podemos mover desde las habitaciones hacia la BODEGA  o hacia otras habitaciones cada elemento. Normalmente el primer movimiento que realizamos son las entradas por compra, las cuales en el campo destino comúnmente inician por entrar a la BODEGA.

Posteriormente los elementos comprados pasan a las diferentes habitaciones, para ello la utilizamos la opción "Traslados" para ubicar los elementos en las habitaciones correspondientes.

Todo este proceso no solo permite controlar los elementos, conocer su ubicación y su historial, apoyados ademas en las opciones restantes para controlar salidas y reparaciones, sino que nos ayuda con las entregas de los inventarios de las habitaciones a los clientes.

Desde el módulo Recepción, específicamente en la opción "Registro de Huéspedes", tenemos la posibilidad de imprimir el inventario de la habitación, el cual está compuesto por todos los elementos ingresados desde Mantenimiento. Este inventario podemos entregarlo al huésped para que sea firmado (labor que normalmente realiza el botones) y nos sirva como constancia de recibo de los mismos.

El formato de inventario, al igual que todos los formatos del sistema hotelero, puede ser modificado para agregar cualquier parágrafo adicional que quiera incluirse. Para muchos hoteles este formato sirve como una especie de contrato.

La única condición es haber indicado la habitación en el campo correspondiente antes de imprimir.