Intercalación de SQL Server

Uno de los inconvenientes que se presentan durante la instalación de los sistemas ZEUS® suelen ocurrir en la configuración de la base de datos. Existen varias características importantes que se deben recordar en el proceso de instalación del motor MS-SQL, entre ellas la intercalación.

Que es la intercalación?

Técnicamente hace referencia a la forma como se representa y almacena cada carácter, y en consecuencia también se refiere a las reglas utilizadas para ordenar y comparar caracteres.

Podríamos decir que es una propiedad que define los estilos de ordenación, comparación de texto y la forma como se almacena y leen en la base de datos.  Evidentemente, se trata de un concepto que afecta sólo a los campos de texto.

La intercalación define además si el motor de SQL distingue mayúsculas y minúsculas o si trata las vocales acentuadas igual que las no acentuadas.

Porqué es importante colocar la correcta?

Pensemos inicialmente que la intercalación es como en un mapa de caracteres, donde cada carácter tiene una posición y hay un número de posiciones disponibles. En la intercalación latina una posición puede estar asociada a la ñ mientras que la asiática estar asociado a caracteres chinos lo cual permite que los latinos veamos la ñ mientras los asiáticos sus caracteres sin gastar demasiado espacio. Desde luego si tenemos una base de datos asociada a la latina pero la restauramos en una instancia predefinida como asiática, tendremos problemas.

Como saber que intercalación tenemos instalada?

Empecemos por anotar que la intercalación se da no solo a nivel de instancia de SQL, también a nivel de base de datos e incluso a nivel de columna. La forma clásica de verificar que intercalación tenemos instalada es usando el explorador de objetos del “SQL Management Studio” y hacer clic derecho sobre el nombre del servidor o de la base de datos y seleccionar del menú contextual la opción “Propiedades”, para ver la intercalación del servidor y de la base de datos respectivamente. Sin embargo también podemos hacerlo usando comandos:

Servidor: SELECT SERVERPROPERTY('collation')

Base de datos: SELECT DATABASEPROPERTYEX('Zeus', 'Collation')

La intercalación requerida por Zeus es: “Orden alfabético, no distingue mayúsculas de minúsculas,para utilizar con el juego de caracteres 1252” que en las propiedades se ve como SQL_Latin1_General_CP1_CI_AS

Podemos cambiar la intercalación?

Luego de terminar instalar un servidor SQL podemos encontrar que la intercalación requerida no quedo instalada. Muchos prefieren desinstalar e instalar nuevamente con la intercalación correcta, sin embargo es posible cambiar la intercalación.

Para cambiar la intercalación existen comandos que se ejecutan desde la línea de comandos, o bien usando un archivo .BAT si lo prefieres. Lo siguientes muestran como colocar la intercalación requerida por Zeus

Para SQL Server 2008:

D:\ Setup /QUIET /ACTION=REBUILDDATABASE /INSTANCENAME=NombreDeLaInstancia /SQLSYSADMINACCOUNTS= "BUILTIN\ADMINISTRATORS" / SAPWD= ClaveDelsa /SQLCOLLATION= SQL_Latin1_General_Cp1_CI_AS

Para SQL Server 2005:

start /wait D:\setup.exe /qb INSTANCENAME= NombreDeLaInstancia REINSTALL=SQL_Engine REBUILDDATABASE=1 SAPWD= ClaveDelsa SQLCOLLATION= SQL_Latin1_General_Cp1_CI_AS

* D:\ : hace referencia a la unidad donde se encuentra el instalador de SQL.

Es preferible hacer backup antes de hacer todo este proceso, y tener algunas precuauciones. Para más detalles recomiendo leer este artículo: http://microsoftsqlsecret.fullblog.com.ar/como-modificar-la-intercalacion-collation-en-sql-server.html

Planes Comply y House Use

Planes Comply y House Use.


Es común encontrar que en los hoteles existen planes especiales que por su objetivo no suman en las estadísticas de ocupación, el principal motivo es porque no son considerados como una venta y en consecuencia no deben cambiar valores de indicadores como la tarifa promedio o el Revpar.
 

Cuando creamos planes Complimentary y House Uso (uso de casa), debemos asegurarnos que estén relacionados en los parámetros como planes de estos tipos, de esta forma el sistema aplicará los controles necesarios para que las estadísticas se acumulen adecuadamente. Además de no afectar las estadísticas de ocupación, esta parametrización permite que:
 

1.     No se pueda hacer un cargo manual de alojamiento: el sistema tampoco suma los valores por venta de alojamiento de planes comply y HU, asegurar que no se hacen cargos de este tipo evita que se presenten diferencias en los informes.

2.     No se pueda colocar una tarifa: de tal forma que las habitaciones registradas bajo estos planes no carguen durante el proceso de auditoría nocturna. Si se coloca un valor de tarifa habrá una inconsistencia.

 

Desde el módulo Parámetros, en el menú “Proceso/Definición Parámetros Hotel”, podemos ubicar los parámetros “Plan Complimentary” y “Plan House Use”. Estos parámetros son tipo cadena, lo que implica que podemos agregar varios de ellos para armar una lista de planes que queramos incluir para cada parámetro.

Comprobante informe diario y pagos

Incorrecto comparar el informe de pagos por forma de pago con el informe comprobante diario.

No son dos informes que se puedan comparar, porque los datos que muestran difieren respecto al objetivo de cada uno.

El informe de pago por forma de pago, muestra todo el dinero recibido para una fecha indicada, sin importar si fue un abono, un pago para una factura o incluso un depósito.

 Por su parte el informe comprobante diario, muestra solo el dinero relacionado con las facturas emitidas, sin importar cuando fue pagado el valor.

En este orden de ideas yo puedo recibir una abono hoy a un folio y no generarle factura, y por tanto No saldrá en el comprobante informe diario. De la misma forma yo puedo generar hoy una factura que hace tres días cuando hizo check-in pago toda la estadía, y ese pago no saldrá en el informe de pagos por forma de pago.

En este mismo sentido tampoco se pude comparar el comprobante informe diario con la contabilización estandar de Zeus, debido a que tanto POS como Hotel suben a contabilidad todo los servicios y productos cargados (con impuesto) hayan o no sido facturados.

 Reclasificacion de Terceros

Importante:

Para reclasificar los ingresos generados para un día se debe haber generado y subido a Zeus Contabilidad los movimientos contables de Hoteles y POS. Es igualmente importante que no haya espacios por generar, en otras palabras que todos los días hasta la fecha que está reclasificando estén generados y contabilizados.

El proceso de reclasificación de terceros se basa en los movimientos contables que ya han sido generados en el sistema y en las facturas del día que se está reclasificando, lo que hace es buscar las facturas del día y tomar los cargos allí facturados para verificar, en los movimientos contables de la fecha y día anteriores, con qué número de identificación fueron contabilizados, luego  los compara contra el número de documento con el que fueron facturado. De haber diferencia entre los documentos de causación de ingreso y el de facturación, el sistema genera movimientos contables débitos y créditos a la misma cuenta contable y afectando el tercero correspondiente.

Por ejemplo, si para el día 1º se cargó a la cuenta del cliente identificado con el número 73641757, un servicio por $10.000 de ingreso y $1.600 de IVA, al generar el movimiento contable el resultado será

Cuenta	Tercero	Crédito	Débito
41050501	73641757	10.000
24010501	73641757	1.600
13050501			16.000

Si al facturar los servicios se cambia el documento para la factura y se genera al cliente 800275252, la reclasificación generará el siguiente movimiento

Cuenta	Tercero	Crédito	Débito
41050501	73641757		10.000
24010501	73641757		1.600
41050501	800275252	10.000
24010501	800275252	1.600

Estos movimientos no varían el ingreso o los impuestos, pues su suma es cero, pero si garantiza que los valores queden reflejados al tercero correcto.

Parámetros previos

Para que las opciones de reclasificación estén disponibles es necesario indicar la fuente de reclasificación. Esta fuente debe ser diferente a la fuente para el comprobante estándar, de lo contrario habrá serios inconvenientes.

Indique la fuente para reclasificar desde los parámetros especiales:Modulo Parámetros/Procesos/Definición de Parámetros Especiales, parámetro "Fuente reclasificación terceros"

 

No todos los contabilizadores están habilitados para la reclasificación por tanto  debe tener actualizado el sistema con los últimos contabilizadores (mínimo de noviembre de 2009). Recuerde que normalmente en las actualizaciones no se colocan los contabilizadores, por lo tanto no tome como referencia la última actualización del sistema hotelero.

Desde luego todos los parámetros normales para generación del comprobante deben estar definidos, de hecho el sistema debe estar generando movimiento de forma normal con los nuevos contabilizadores.

Si no tiene los últimos contabilizadores necesitará generar durante varios días con los nuevos antes de poder reclasificar. Cualquier movimiento realizado con contabilizadores anteriores no se reclasificará adecuadamente.

Como generar los movimientos para Reclasificar

La reclasificación sigue los mismos pasos del comprobante de contable estándar; básicamente se genera movimiento, se revisan terceros y se transfiere a contabilidad. Para esta tarea existe un botón en la ventana de Comprobante contable del módulo de auditoría

Cuando este botón se presiona el sistema despliega las opciones disponibles:

Generar: crea el comprobante de reclasificación del día seleccionado

Exportar: envía los movimientos a contabilidad

Informe: Muestra el comprobante de reclasificación en un reporte

Terceros: permite crear los terceros en contabilidad

El proceso que se sigue es:

1.      Generar el movimiento de la reclasificación

2.      Utilizando el informe de la reclasificación realizar la verificación del comprobante. Este proceso consiste en verificar que se haya generado las transacciones para todos los folios facturados en la fecha dada cuyo número de documento sea diferente al utilizado para registrar el ingreso.

3.      Utilizar la opción de creación de terceros

4.      Exportar el movimiento a contabilidad

 

Desde Zeus Contabilidad la importación del movimiento no varía respecto al proceso usado para importar el comprobante estándar,Seleccionar la aplicación Hoteles, solo debe asegurarse de indicar la fuente adecuada, es decir la de reclasificación, en lugar de la del movimiento estandar.

Las clases de folio permiten cambiar el comportamiento de las cuentas en Zeus POS respecto a descuentos, cobro de Impuestos y valor de venta.

Cuando usamos una clase de folio podemos establecer: (1) si los productos serán cargados a valor de costo o a valor de venta, (2) si se cobrará IVA o no, (3) si se cobra servicio o no y (4) si tiene un descuento automático (general o detallado), entre otros.

La ventaja de usar este modelo es que finalmente podemos cambiar el comportamiento de una cuenta de POS que puede ser cargada a un folio o bien pagada de contado o a CXC. Esto aplica en especial cuando estamos trabajando con cuentas que no son de autorizados pero requieren tener comportamiento similar. Detalles: http://www.scribd.com/fullscreen/68763055?access_key=key-2e7v6h6mlpguzg565vqb

El enrutamiento permite ingresar y sacar centros de elaboración de forma automática, según una programación. Es común encontrar que algunos centros de elaboración solo funcionan durante periodos de tiempo de alta ocupación o movimiento, pero en otros momentos se encuentran inactivos. Para estos casos esta herramienta permite automatizar dichas situaciones.

Mas info en: http://www.scribd.com/fullscreen/68635533?access_key=key-2emxkcssct67arx36rjc