Los registros y pre-registros, para los huéspedes son una herramienta y en muchos casos una obligación a nivel corporativo o de ley. Su uso ayuda al hotel a formalizar el ingreso de los huéspedes y a tener un documento que finalmente puede servir como herramienta legal.
La diferencia radical entre el pre-registro y el registro es su punto de emisión, el primero se emite desde la reserva mientras el segundo desde la ventana de check-in.
El pre-registro es un documento, que como su nombre lo indica, se presenta antes de registrarse, con el objetivo de facilitar y acelerar el check-in. Si desde la reserva tomamos la mayor cantidad posible de información del cliente, podremos tener el pre-registro listo e impreso para su llegada, de tal forma que solo requiera llenar o corregir información y plasmar su firma. Finalmente al lograr este proceso el registro puede acelerarse.
En las ventanas de reserva y registro de huéspedes encontramos un botón para imprimir el pre-registro y registro hotelero respectivamente. En la de registro (y próximamente en la de reserva) al hacer clic sobre este botón despliegan (si se cumplen algunas condiciones) una serie de opciones para imprimirlos en diferentes formatos e incluso para seleccionar un formato personalizado.
En particular en este artículo nos interesa entender el porqué de los formatos personalizados y cuáles son sus ventajas. En primera instancia podemos considerar y pensar que el registro hotelero de un hotel es uno solo y que no parece haber razón para tener varios de ellos, pero si analizamos con más detalle podemos encontrar que existen situaciones que lo ameritan:
- Idiomas: si estamos en un hotel en el que recibimos extranjeros de varios países con idiomas diferentes al local, podemos considerar en tener un formato por cada idioma, de tal forma que el huésped se sienta cómodo con lo que lee y firma.
- Variaciones de condiciones: tener múltiples planes y diferentes segmentos de huéspedes nos puede llevar a contar con diferentes clausulas y muchas de ellas pueden no ser generales. Si partimos que el huésped al firmar el registro está firmando un contrato, podemos contar con múltiples tipos de registros para múltiples tipos de cliente.
- Walk-in, Individuales, Grupos y Empresas: las condiciones y presentaciones de los registros puede cambiar en razón de si estoy registrando un grupo o una reserva individual, o si es una empresa o un particular, o incluso tener un formato especial para los walk-in.
Estas pueden ser algunas de la razones para contar con múltiples formatos ajustados a nuestras necesidades. La ventaja es que como usuarios finales de Zeus podemos crearlos y usarlo a nuestro gusto, sin que haya un límite respecto al número de formatos que queramos dejar disponibles. Desde el módulo de parámetros en el menú procesos, podemos modificar los reportes, o crear reportes nuevos.
La recomendación para los reportes personalizados relacionados con los registros hoteleros es partir siempre del formato estándar y copiarlo para luego modificarlo y ajustarlo a nuestras necesidades.
Por defecto la emisión del registro hotelero no emite opciones, solamente emite el formato estándar sin dar opción de seleccionar, sin embargo si creamos dentro de la carpeta RDU* una subcarpeta llamada REGISTROHOTELERO y copiamos allí los formatos personalizados, el sistema nos dará la opción de seleccionar uno de ellos. Solo debemos tener la precaución de colocar solo formatos validos como registros para no tener inconvenientes o errores al emitir el informe.
En la versión 2012 de Zeus contaremos con esta misma funcionalidad para los pre-registros que imprimimos desde Reservas.
* RDU: Reportes de Usuario, carpeta especial ubicada dentro del directorio donde está instalado Zeus Hoteles (por defecto C:\ZeusSoftware\Front). Usada por los usuario finales para colocar sus formatos personalizados.
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