La configuración de los cargos definen la forma como estos se comportan al momento de registrarlos en los folios, entre esas configuraciones está la de los impuesto, la cual establece si se carga o no y en que porcentaje.
El sistema siempre respetará dicha configuración para todos los cargos que sean reportados desde la diferentes opciones del sistema, salvo algunas excepciones.
La primera de la excepciones son los cargos asociados al paquete del plan, estos tienen configuraciones propias dentro del paquete, las cuales tiene prioridad sobre las definidas en el maestro de cargos. Por ejemplo, si el cargo de alojamiento tienen establecido que carga impuesto, pero dentro del paquete del plan de una habitación se establece que no, el sistema al realizar los cargos automáticos del plan finalmente no cargará el impuesto.
De la misma forma se comportan los cargos automáticos fuera del plan, los cuales también son aplicados de forma obviamente automática de acuerdo a su configuración particular.
Ya entrando en materia, o mejor, haciendo referencia al titulo de esta entrada, encontramos la exclusión de impuesto, la cual es una herramienta que nos permite fácilmente establecer que los cargos realizados a una reserva, registro o folio no serán gravados con impuestos aun cuando así se lo establezca la configuración del cargo. Es importante anotar que dicha exclusión no tiene prioridad sobre lo definido en el plan, en otras palabra si deseamos que el sistema no aplique los cargos automáticos con impuestos debemos asignar un plan exento específicamente a la habitación o evento.
Podemos realizar la exclusión desde la reserva o el registro de huéspedes usando la opción de información adicional y, entre la opciones desplegadas, el botón Excluir Impuesto. Para definirlo específicamente en un folio, usamos la misma opción del menú Procesos de el módulo Recepción.
Corrigiendo Cargos Incorrectos
Si en algún momento realizamos procesos que generen cargos incorrectos de impuestos debemos estar atentos a todas estas condiciones. Es común encontrar casos en los que no tenemos en cuenta las características antes expuestas, la más común es suponer que con solo marcar una habitación como excluida de impuesto el sistema excluirá los cargos del plan. Que hacer entones si ya hicimos el cierre, el sistema cargó el alojamiento con un impuesto que no debió cargar?
La primera es una "mala" noticia, pues no podemos eliminarlo. Siendo un cargo realizado antes del cambio de fecha, solo podemos ajustarlo. Antes de ajustar recordemos que ya hemos excluido los impuestos por tanto cualquier cargo que hagamos manualmente no será gravado, que debemos hacer?
1. Quitar la exclusión.
2. Hacer el ajuste de alojamiento, que por supuesto se hará con impuesto al igual que el cargo automático.
3. Volvemos a excluir
4. Hacemos el cargo de alojamiento, que ahora si se registrará sin impuesto.
Espero que esta entrada ayude a aclarar y dar mejor manejo a la exclusión de impuestos tan de moda por estos días para los huéspedes extranjeros y otros casos similares que por ley podemos omitir este cobro.
Blog de www.zeustecnologia.com
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26 de octubre de 2012
5 de mayo de 2012
Opciones de control del cierre
El desarrollo de la nueva versión del sistema hotelero me tiene algo ocupado y aunque no es una excusa del todo valida, eso me ha robado tiempo para escribir en el blog. En todo caso aquí estamos de nuevo para continuar con la tarea.
Entrando en materia hoy quiero hablarles de la opciones que provee Zeus Hoteles para controlar el proceso de cierre diario. Nos referimos al él como la auditoria, o como la aplicación de cargos; en esta oportunidad lo refiero como el proceso de cierre, ya que finalmente realiza las tareas para dar por cerrado un día de trabajo, lo que incluye la aplicación de los últimos cargos, acumulación de estadísticas y el cambio de fecha, como bien lo describe la ventana que nos permite realizar el proceso
Son muchas las tareas que realiza esta opción, mucho los datos que ingresa al sistema, que calcula y que procesa. De hecho el buen funcionamiento de varias opciones del sistema dependen de un cierre adecuado, por ello es importante seguir las recomendaciones de esta ventana, en especial aquella que dice "asegúrese que todos los usuarios están fuera del sistema".
Hasta hace poco el proceso de cierre era irreversible, si un usuario por alguna razón hacia cierres de más era necesario que un ingeniero de Zeus hiciera el proceso de reversión, y aún peor, si habían hecho movimientos, la única opción posible era restaurar el último backup, ya se imaginaran el problema de aquellos que no consideran la importancia de las copias de seguridad.
En la actualidad las últimas versiones de Zeus incluyen la opción para revertir un cierre (tema del que espero hablarles pronto) aunque las restricciones son las mismas de antes, es decir, solo puedo revertirlo si no he realizado movimiento alguno después de cerrar, la ventaja es que ya no toca llamar a alguien de Zeus (aunque la verdad nos siguen llamando :-D).
Para disminuir las posibilidades de error del cierre y que un usuario no haga mas cierres de los necesarios, se implementaron una serie de controles adicionales. Hasta antes de estos el sistema solo controlaba que el cierre se realizará dentro de un horario específico, el cual se define por parámetros del sistema; si el usuario intentaba hace el cierre fuera del horario establecido, el sistema generaba un mensaje de error:
Desafortunadamente algunos usuarios no se detienen a leer el mensaje y verificar que día están cerrando. El problema es que si coinciden las horas o si el usuario decide cambiarle la hora al servidor (que aunque no lo crean se usa esta practica), finalmente podía hacer el cierre. Claro no podemos olvidar que ese horario depende de parámetros, luego podemos incluso cambiar los parámetros de las horas de cierre para hacerla más flexible y saltarse el control:
Utilizar alguna de estas estrategias para lograr hacer el cierre no está del todo mal, el problema es que en muchos casos ese cambio llevaba a los usuarios a realizar cierres adicionales de forma incorrecta.
Nuevo Control
El nuevo control incluido en el sistema define cuantas horas deben hacer transcurrido desde el último cierre para que se pueda realizar otro, de tal forma que si el usuario cerro el día e intenta cerrarlo nuevamente el sistema no lo permita hacer sin autorización. Para ello contamos con un nuevo parámetro en el que podemos definir este valor en horas:
Autorización
En todo caso la última versión también incluye la posibilidad de hacer un cierre incluso pasando por encima de los controles, es decir, podemos hacerlo fuera del horario y sin que haya transcurrido el tiempo mínimo, para ellos incluye un botón para autorizar. Es importante contar con esta posibilidad y evitar que el usuario tenga que cambiar los parámetros o la hora del servidor cuando realmente necesita hacer otro cierre.
Al presionar el botón autorizar el sistema nos solicitará autorización, si la conocemos y la ingresamos correctamente el cierre continuará normalmente y podremos hacerlo a pesar de los controles.
Entrando en materia hoy quiero hablarles de la opciones que provee Zeus Hoteles para controlar el proceso de cierre diario. Nos referimos al él como la auditoria, o como la aplicación de cargos; en esta oportunidad lo refiero como el proceso de cierre, ya que finalmente realiza las tareas para dar por cerrado un día de trabajo, lo que incluye la aplicación de los últimos cargos, acumulación de estadísticas y el cambio de fecha, como bien lo describe la ventana que nos permite realizar el proceso
Son muchas las tareas que realiza esta opción, mucho los datos que ingresa al sistema, que calcula y que procesa. De hecho el buen funcionamiento de varias opciones del sistema dependen de un cierre adecuado, por ello es importante seguir las recomendaciones de esta ventana, en especial aquella que dice "asegúrese que todos los usuarios están fuera del sistema".
Hasta hace poco el proceso de cierre era irreversible, si un usuario por alguna razón hacia cierres de más era necesario que un ingeniero de Zeus hiciera el proceso de reversión, y aún peor, si habían hecho movimientos, la única opción posible era restaurar el último backup, ya se imaginaran el problema de aquellos que no consideran la importancia de las copias de seguridad.
En la actualidad las últimas versiones de Zeus incluyen la opción para revertir un cierre (tema del que espero hablarles pronto) aunque las restricciones son las mismas de antes, es decir, solo puedo revertirlo si no he realizado movimiento alguno después de cerrar, la ventaja es que ya no toca llamar a alguien de Zeus (aunque la verdad nos siguen llamando :-D).
Para disminuir las posibilidades de error del cierre y que un usuario no haga mas cierres de los necesarios, se implementaron una serie de controles adicionales. Hasta antes de estos el sistema solo controlaba que el cierre se realizará dentro de un horario específico, el cual se define por parámetros del sistema; si el usuario intentaba hace el cierre fuera del horario establecido, el sistema generaba un mensaje de error:
Desafortunadamente algunos usuarios no se detienen a leer el mensaje y verificar que día están cerrando. El problema es que si coinciden las horas o si el usuario decide cambiarle la hora al servidor (que aunque no lo crean se usa esta practica), finalmente podía hacer el cierre. Claro no podemos olvidar que ese horario depende de parámetros, luego podemos incluso cambiar los parámetros de las horas de cierre para hacerla más flexible y saltarse el control:
Utilizar alguna de estas estrategias para lograr hacer el cierre no está del todo mal, el problema es que en muchos casos ese cambio llevaba a los usuarios a realizar cierres adicionales de forma incorrecta.
Nuevo Control
El nuevo control incluido en el sistema define cuantas horas deben hacer transcurrido desde el último cierre para que se pueda realizar otro, de tal forma que si el usuario cerro el día e intenta cerrarlo nuevamente el sistema no lo permita hacer sin autorización. Para ello contamos con un nuevo parámetro en el que podemos definir este valor en horas:
Autorización
En todo caso la última versión también incluye la posibilidad de hacer un cierre incluso pasando por encima de los controles, es decir, podemos hacerlo fuera del horario y sin que haya transcurrido el tiempo mínimo, para ellos incluye un botón para autorizar. Es importante contar con esta posibilidad y evitar que el usuario tenga que cambiar los parámetros o la hora del servidor cuando realmente necesita hacer otro cierre.
Al presionar el botón autorizar el sistema nos solicitará autorización, si la conocemos y la ingresamos correctamente el cierre continuará normalmente y podremos hacerlo a pesar de los controles.
Lo importante es que quien conozca la autorización tenga el criterio y el cuidado para hacerlo, de otra forma tendremos casos de cierres incorrectos.
Cierres en POS
Muchas personas no saben que POS Admin tiene una opción de cierre, y no lo saben porque solo aparece para las empresas que montan la versión exclusiva para restaurantes y negocios similares que no hacen parte de un hotel, pero que usan el punto de venta de Zeus. Para Zeus POS este tema aplica de la misma forma, es decir, los controles, los parámetros y las autorizaciones se manejan de la misma manera como se describió anteriormente.
Bueno espero que esto ayude a entender un poco más el proceso de cierre y sobre todo a que aprendamos a hacerlo con cuidado, como dicen por ahí... hay que leer, hay que leer. Si leemos los mensajes que emite el sistema podemos percatarnos si estamos realizando el cierre correcto o si por el contrario la estamos embarrando.
5 de noviembre de 2011
Inconsistencias tipo Generación
En términos generales la generación de cargos toma todas las
habitaciones registradas, verifica el plan y según el número de personas y el
paquete, prepara cada uno de los cargos que serán registrados en la cuenta del
huésped. Esta lista de cargos es almacenada por el sistema y mantenida hasta la
próxima generación de cargos.
Entre las inconsistencias de este tipo se encuentran:
Ante la presencia de estas inconsistencias comúnmente podemos encontrar que por ejemplo el estado actual del folio y el reportado por la inconsistencia no coinciden, o en su lugar no parece haber una solución para aplicar directamente al folio
Estos casos se deben en su mayoría a que los cargos generados no están actualizados con los últimos cambios en los folios. Por ejemplo, suponga hace 1 hora generamos cargos cuando teníamos 50 habitaciones check-in, pero hace unos minutos hicimos check-out a una de ellas. Si se emite las inconsistencias luego del check-out el sistema le informara: "GENERACION -- FOLIO CHECKOUT".
En su mayoría las inconsistencias tipo generación se eliminan de la lista con solo volver a generar cargos. En el módulo Auditoria, seleccionamos el menú "Cargos/Generación de Cargos General" y hacemos clic en el botón "Generar", el sistema nos informará que existen inconsistencias y nos pregunta que si deseamos continuar con la generación, debemos hacer clic en el botón "Si".
El sistema procederá a generar los cargos de forma normal, y nos dará la opción de imprimir los cargos generados mostrándonos una ventana (la verdad no necesitamos verlos, podemos hacer clic en el botón "Salir"). Ahora podemos volver a generar las inconsistencias, podremos verificar que ya no están las inconsistencias tipo "Generación".
Una inconsistencia comúnmente encontrada durante el proceso
de auditoría, son las inconsistencias tipo Generación, se les conoce con este
nombre porque todas inician por la palabra “Generación --”. Todas las inconsistencias de este tipo hacen referencia a la información encontrada dentro de la lista de cargos generados, y pueden referirse a incosistencias en valores, números de habitación, folio y otras condiciones relacionadas con estos.
Entre las inconsistencias de este tipo se encuentran:
- GENERACION -- FOLIO CON FACTURA GENERADA
- GENERACION -- FOLIO CON REMISION GENERADA
- GENERACION -- FOLIO CHECKOUT
- GENERACION -- FOLIO EN ESTADO SUSPENDIDO
Ante la presencia de estas inconsistencias comúnmente podemos encontrar que por ejemplo el estado actual del folio y el reportado por la inconsistencia no coinciden, o en su lugar no parece haber una solución para aplicar directamente al folio
Estos casos se deben en su mayoría a que los cargos generados no están actualizados con los últimos cambios en los folios. Por ejemplo, suponga hace 1 hora generamos cargos cuando teníamos 50 habitaciones check-in, pero hace unos minutos hicimos check-out a una de ellas. Si se emite las inconsistencias luego del check-out el sistema le informara: "GENERACION -- FOLIO CHECKOUT".
En su mayoría las inconsistencias tipo generación se eliminan de la lista con solo volver a generar cargos. En el módulo Auditoria, seleccionamos el menú "Cargos/Generación de Cargos General" y hacemos clic en el botón "Generar", el sistema nos informará que existen inconsistencias y nos pregunta que si deseamos continuar con la generación, debemos hacer clic en el botón "Si".
El sistema procederá a generar los cargos de forma normal, y nos dará la opción de imprimir los cargos generados mostrándonos una ventana (la verdad no necesitamos verlos, podemos hacer clic en el botón "Salir"). Ahora podemos volver a generar las inconsistencias, podremos verificar que ya no están las inconsistencias tipo "Generación".
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