Tarjeta de Bienvenida o Despedida En Check-In y Check-Out

En este artículo explicaremos las características que ofrece el sistema para configurar las tareas automáticas de envío de correos luego de un proceso de check-in o check-out.

Los correos enviados normalmente corresponden a bienvenidas cuando el huésped hace el check-in, y a agradecimientos cuando hace check-out.

En el correo puede adjuntarse una imagen, enviar texto y adjuntar un archivo HTML si se requiere.

La siguiente información detalla la paremetización que debe llevar a cabo para activar el envío de correo, tenga en cuenta que además de está, debe haber un proceso previo de montaje de la opción de envío de correo por parte de un funcionario de Zeus tecnología.

PARÁMETROS BÁSICOS PARA CORREOS DE CHECKIN Y CHECKOUT

Se puede disponer de carpetas con las imágenes y archivos de configuración para el envío de dichos correos, de acuerdo al lenguaje que se requiera. Si no se quiere especificar una imagen distinta para alguna nacionalidad de cliente, simplemente el sistema asumirá siempre por defecto la ruta que se especifique en los parámetros de Ruta de Imagen y Ruta de Imagen Check-in que miraremos más adelante.

Para realizar la indicación de las rutas para las imágenes y archivos de configuración se ha  habilitado una nueva opción ubicada en el maestro de Países del módulo “Parámetros”. En esta ventana encontraremos el botón “Restricciones a Paises”, en la barra de herramientas.

Cuando se da clic a esa opción se podrá entonces determinar las rutas asociadas para el Check-in y Check-out, en la ventana “Asignación de Países” que se despliega. Simplemente debemos indicar el tipo de evento (CHIN o CHOUT) y la ruta que le corresponde en el servidor a la imagen.

Al momento de realizarse el envío de los correos se verificará entonces que si la nacionalidad del cliente tiene especificada esta restricción, entonces en vez de irse a buscar la ruta del parámetro de la tabla hotel buscará la ruta que indique dicha restricción.

ESTABLECIMIENTO DE PARÁMETROS DE CONFIGURACIÓN DEL ENVÍO DE CORREOS

Se deberá realizar la configuración de los parámetros requeridos para el funcionamiento del envío de correos de agradecimiento a huéspedes que realicen Check-Out y/o Check-In.

Para esto se debe ingresar al módulo “Parámetros” en la opción “Definición de Parámetros - Hotel” del menú “Procesos”:

Dentro de esta opción, encontrará 5 parámetros así:

1. CORREO ELECTRÓNICO: e debe configurar la dirección de correo electrónico del hotel desde donde se enviará el correo de agradecimiento al cliente-

2. CONTRASEÑA CORREO: Se debe especificar la clave de validación de la dirección de correo especificada anteriormente:

3. SERVIDOR DE CORREO DEL HOTEL (SMTP): En este parámetro se indicará el servidor de correo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) que utiliza el hotel para el envío de correos:

Estos tres parámetros anteriores son indispensables para el envío del correo al cliente.
Adicionalmente, existe un cuarto y quinto parámetro que permite enviar una imagen en el cuerpo del mensaje.

4. RUTA TARJETA (Check Out): Indicar la ruta física de una imagen que se incluirá en el correo que se enviará al cliente cuando este hace Check Out. Esta ruta hace referencia a una carpeta en el servidor donde se encuentra instalada la base de datos SQL de Zeus Hoteles.

5. RUTA TARJETA (Check In): Indicar la ruta física de una imagen que se incluirá en el correo que se enviará al cliente cuando este hace Check In. Esta ruta hace referencia a una carpeta en el servidor donde se encuentra instalada la base de datos SQL de Zeus Hoteles.

Estos parámetro (4 y 5) tiene una doble función. En primera instancia sirve para indicar la ruta física de una imagen que se incluirá en el correo que se enviará al cliente cuando este hace Check-Out y/o Check-In. En segundo lugar permite que se tome como referencia ese directorio donde se encuentra el archivo de imagen para buscar el archivo de configuración (CONFIGURACIONCORREO.cfg) que permite personalizar el Asunto del mensaje y el Texto del Cuerpo del mensaje. Más adelante se explicará cómo se utiliza este parámetro para poder omitir el envío de una imagen y para poder personalizar el cuerpo del mensaje a enviar. La imagen a incluir puede ser de cualquiera de los formatos comunes de imagen (jpeg, tiff, gif, png).

CREACIÓN DE JOB PARA EJECUCIÓN DE LA TAREA DE MANERA PROGRAMADAPara que el sistema pueda enviar automáticamente el correo luego de terminado un check-in o un check-out, se debe crear un trabajo en el servidor SQL de Zeus Hoteles, que se mantenga revisando tales eventos y tome las acciones correspondientes.

Para que el envío de correos se realice de manera automatizada, se deberá entonces crear un JOB (trabajo) en el servidor que se ejecute una vez al día y que envíe el correo de agradecimiento a aquellos clientes que realizaron Check-Out el día anterior y/o Check-In desde Ayer que no se le ha mandado el correo.

Se dispone de un archivo con un script que se encarga de realizar la creación del JOB (“Script Crear Tarea.sql”). Se debe tener en cuenta que en dicho script se deberá realizar el cambio del Nombre de la Base de Datos para que el procedimiento almacenado que se encarga del envío de los correos se ejecute de manera correcta.

El script de que se dispone realiza la creación del JOB indicando una programación diaria a las 02:00 am. Sin embargo, se puede realizar el proceso de cambio de esta programación a partir del Management Studio de SQL. Allí se podrá ver que el Agente SQL contiene dicho trabajo y con la acción de doble clic se pude pasar a modificar o inactivarlo:

CONFIGURACIÓN/PERSONALIZACIÓN DEL MENSAJE A ENVIAR
Por defecto, si no se indica una ruta de archivo de imagen, el sistema enviará un mensaje estándar que incluirá un texto base para el Asunto (Agradecimiento por su Visita.) y un texto base para el cuerpo del mensaje (Nuestro hotel le agradece por su estadía.)
Si se quiere indicar un mensaje personalizado para el correo a enviar al cliente, se podrá configurar entonces un texto particular para el Asunto del correo, y un texto particular para el Cuerpo del correo.

Para realizar dicha personalización se deberá entonces usar el archivo de configuración CONFIGURACIONCORREO.cfg. Dicho archivo contiene dos secciones, que corresponden precisamente a esos dos textos personalizables: Asunto y Cuerpo del Mensaje.

El texto comprendido en la sección de Cuerpo del Mensaje se basa en HTML, por lo cual se podrá incluir Tags de HTML para poder realizar inclusión de retornos de carro, aplicación de fuentes y colores al texto, o incluso la adición de listas o tablas al mensaje.

Por ejemplo, se tiene el siguiente archivo de configuración que envía el mensaje con letra de color azul, y con una separación marcada entre párrafos:

[ASUNTO]Tarjeta de agradecimiento visita al hotel
[CUERPOMENSAJE]<font face=”times new roman”> <font color=”blue”>
Agradecemos su amable estadía en nuestro hotel. <p>
Esperamos su pronta visita.<p>
Cordialmente, <br>
Administración del Hotel. </ ont> </ ont>

Se debe tener en cuenta que este archivo de configuración debe tener las secciones correctamente identificadas, de lo contrario no se podrá enviar el correo. La estructura del archivo se deberá mantener tal y como se encuentra (las palabras [ASUNTO] y [CUERPOMENSAJE] deberán estar siempre y deben ir seguidas de un cambio de línea).

El archivo de configuración se deberá ubicar en la misma ruta que se indicó para la imagen en el parámetro de Hotel que se explica al comienzo de este documento (Parámetro 4 ó 5). De allí radica la importancia de indicar una ruta y nombre de archivo en dicho parámetro. Si no se quiere usar el envío de una imagen en el cuerpo del mensaje se puede colocar un nombre de archivo inexistente, pero es importante que se disponga de ese nombre para poder tener acceso a la ruta donde se ubicará el archivo de configuración que es el que permite personalizar el mensaje a enviar al usuario.

Cuando se quiera usar la imagen incluida en el cuerpo del documento, solo se deberá entonces colocar un nombre válido de imagen (con la ruta completa y extensión del archivo), y asegurarse de que esté correctamente indicada en el correspondiente parámetro de la Ruta de la Tarjeta.

En el ejemplo mostrado inicialmente (Parámetro 4 RUTA TARJETA (Check Out)), se indica que en el directorio raíz C se incluirá una imagen con el nombre Zeus.jpg, y allí mismo se incluirá el archivo de configuración CONFIGURACIONCORREO.cfg, específicamente a modo de ejemplo se ubicará el que se modificó para que se envíe el mensaje con texto azul y separación de párrafos. El resultado del mensaje enviado sería el siguiente:

Imagen de la ubicación de los archivos en el servidor:

El siguiente es un ejemplo de un correo generado por el sistema luego de un check-out.

La ruta del archivo puede verse afectada por la nacionalidad relacionada al huésped, dado que es posible adjuntar diferentes archivos por cada uno de ellos. Si no se especifica se tomará el valor por defecto antes mencionado.

En el maestro de países, a través del botón “Restricciones a Países” (En la ventana desplegada) podrá indicar la ruta del archivo para el envío del correo de check-in y check-out en el país seleccionado.