Entrando en materia hoy quiero hablarles de la opciones que provee Zeus Hoteles para controlar el proceso de cierre diario. Nos referimos al él como la auditoria, o como la aplicación de cargos; en esta oportunidad lo refiero como el proceso de cierre, ya que finalmente realiza las tareas para dar por cerrado un día de trabajo, lo que incluye la aplicación de los últimos cargos, acumulación de estadísticas y el cambio de fecha, como bien lo describe la ventana que nos permite realizar el proceso
Son muchas las tareas que realiza esta opción, mucho los datos que ingresa al sistema, que calcula y que procesa. De hecho el buen funcionamiento de varias opciones del sistema dependen de un cierre adecuado, por ello es importante seguir las recomendaciones de esta ventana, en especial aquella que dice "asegúrese que todos los usuarios están fuera del sistema".
Hasta hace poco el proceso de cierre era irreversible, si un usuario por alguna razón hacia cierres de más era necesario que un ingeniero de Zeus hiciera el proceso de reversión, y aún peor, si habían hecho movimientos, la única opción posible era restaurar el último backup, ya se imaginaran el problema de aquellos que no consideran la importancia de las copias de seguridad.
En la actualidad las últimas versiones de Zeus incluyen la opción para revertir un cierre (tema del que espero hablarles pronto) aunque las restricciones son las mismas de antes, es decir, solo puedo revertirlo si no he realizado movimiento alguno después de cerrar, la ventaja es que ya no toca llamar a alguien de Zeus (aunque la verdad nos siguen llamando :-D).
Para disminuir las posibilidades de error del cierre y que un usuario no haga mas cierres de los necesarios, se implementaron una serie de controles adicionales. Hasta antes de estos el sistema solo controlaba que el cierre se realizará dentro de un horario específico, el cual se define por parámetros del sistema; si el usuario intentaba hace el cierre fuera del horario establecido, el sistema generaba un mensaje de error:
Desafortunadamente algunos usuarios no se detienen a leer el mensaje y verificar que día están cerrando. El problema es que si coinciden las horas o si el usuario decide cambiarle la hora al servidor (que aunque no lo crean se usa esta practica), finalmente podía hacer el cierre. Claro no podemos olvidar que ese horario depende de parámetros, luego podemos incluso cambiar los parámetros de las horas de cierre para hacerla más flexible y saltarse el control:
Utilizar alguna de estas estrategias para lograr hacer el cierre no está del todo mal, el problema es que en muchos casos ese cambio llevaba a los usuarios a realizar cierres adicionales de forma incorrecta.
Nuevo Control
El nuevo control incluido en el sistema define cuantas horas deben hacer transcurrido desde el último cierre para que se pueda realizar otro, de tal forma que si el usuario cerro el día e intenta cerrarlo nuevamente el sistema no lo permita hacer sin autorización. Para ello contamos con un nuevo parámetro en el que podemos definir este valor en horas:
Autorización
En todo caso la última versión también incluye la posibilidad de hacer un cierre incluso pasando por encima de los controles, es decir, podemos hacerlo fuera del horario y sin que haya transcurrido el tiempo mínimo, para ellos incluye un botón para autorizar. Es importante contar con esta posibilidad y evitar que el usuario tenga que cambiar los parámetros o la hora del servidor cuando realmente necesita hacer otro cierre.
Al presionar el botón autorizar el sistema nos solicitará autorización, si la conocemos y la ingresamos correctamente el cierre continuará normalmente y podremos hacerlo a pesar de los controles.
Lo importante es que quien conozca la autorización tenga el criterio y el cuidado para hacerlo, de otra forma tendremos casos de cierres incorrectos.
Cierres en POS
Muchas personas no saben que POS Admin tiene una opción de cierre, y no lo saben porque solo aparece para las empresas que montan la versión exclusiva para restaurantes y negocios similares que no hacen parte de un hotel, pero que usan el punto de venta de Zeus. Para Zeus POS este tema aplica de la misma forma, es decir, los controles, los parámetros y las autorizaciones se manejan de la misma manera como se describió anteriormente.
Bueno espero que esto ayude a entender un poco más el proceso de cierre y sobre todo a que aprendamos a hacerlo con cuidado, como dicen por ahí... hay que leer, hay que leer. Si leemos los mensajes que emite el sistema podemos percatarnos si estamos realizando el cierre correcto o si por el contrario la estamos embarrando.
